GTDサイクルをticktickで回す！
ついに、GTDサイクルを無理なくticktick で回せそうな手法を思いつきました。忘れないために手法をまとめさせていただきます。
そもそもGTDサイクルとは上のようなフローでタスクを整理する方法です。詳細は下のリンクを見てください。
GTDサイクルには以下ののステップがあります。
1.情報フローという革命
2.脳内メモリの解放という革命
3.収集・整理・実行を分けるという革命
4.週次レビューという革命
5.仕事効率化の先にフォーカスをするという革命
では解説していきましょう。
1.情報フローという革命の実装
これを私は以下のように実現しました。
まず、inboxは、
今日の受信トレイ
に全て登録します。
なぜ受信トレイではなく、今日の受信トレイなのかというと以下のようなことができるからです。
ticktick は、タスクシュート時間術をやる関係上、常にカレンダー表示にしてます。カレンダー表示にした状態で、終日の予定のタスクは上の方に、実行するタスクは時間指定されたタスクとして下のバーチカル上にタスクが並びます。
この時、まず初めは全て上の終日のタスクにしておき、これを、見ながら実際にやりたいタスクは、下のバーチカル予定表に入れていきます。で、予定の時間が足りない場合は、下の予定表から上の終日のタスクに移動させます。このようにして、1日のタスク管理をしてる関係上、GTDサイクルのinboxは、全て
今日の受信トレイ
にしておきたいわけです。
次に、GTDサイクルのいつやりたいか、資料については、
リストに分けます。
なぜリストかというと、実際にやるタスクとは、かなり離れたタスクになるので、受信トレイから分けるために行います。また、タスクが処理されにくいので増える傾向にもあるためリストに分けます。
リストに分けるとリストごとにタスクの数が表示されるので分かりやすいですし、受信トレイがコンパクトになって整理しやすくなります。
また、いつかやるリストは、放置されてタスク量が膨大になり整理したくなってしまうことが多々あったので、いつかやるリストにはGTDサイクルとは別に実際に自分で決めた分類を書いておきます。
こうすることでこのリストの中身を見たくなって整理したりできる気がしてます。
また資料はリストの種類が膨大に膨れ上がったのでフォルダに整理しました！
次はそのほかですが、これはタグにしました。
タグにすると複数つけられますし、タスクを受信トレイから移動させる必要もなく、またタスクに色で視覚的に分けられて便利です。
まだ、GTDサイクルのinboxから移動してないタスクは、バニラタスクとなっているので、見分けやすくて確認漏れも減ると思います。
タグごとにパッと編集もできて便利です。
カレンダータスクは少し特殊で、今日・明日以外の日付に登録するだけで仕分けます。
あとで時間があったら念のため
カレンダータブ
を登録しますが、めんどくさいのでしないと思います。
あと大切なのは、予定日をタスク名にも書いておくことです。ticktick は簡単にタスクが変えられる反面、間違えて日付を変えてしまって予定日がわからなくなってしまうこともあります。そのために書いておきましょう。書いた文字で日付を分けてくれるスマート機能はオフで使っています。
あと、予定が変更になった時も変更になったということが分かりやすくて便利です。
その都度タスク名にメモ書きしていつでも分かるようにしておきましょう。
4.週次レビューという革命の実装
タスクの優先順位付けは
今日か明日
で分けてます。
ticktickにも優先順位をつける機能はあるのですが、優先順位って頻繁に変わるので設定してても活用しませんでした。
結局更新できない情報は、役に立たないので何とかならないかなって思ったのが、日付の変更によっての優先順位付けです。
明日にタスクを登録すれば、今日のタスクから消えるので予定を立てる時に邪魔になりません。しかし、明日になれば自動的に優先順位が高いものとして、今日のタスクになります。GTDサイクルで言っている。週次レビューに近いことを、自動でやらせてるわけです。
GTDサイクルとは関係ありませんが
ticktick の優先順位の機能は色分け機能のとして使ってます。以下のルールです。
赤・人と会う約束をしてるタスク 必ずやるタスク
青・自分のタスクではないもの、周りの人の予定など
黄色・いつかやることリスト
優先順位なし・通常タスク
2.脳内メモリの解放という革命
ticktick は、ソフトが軽く、スマホやパソコンからすぐ起動し、すぐメモができ、後からの整理も容易なため、脳内メモリを解放するための高速なメモ書きに適してます。
私は最近、パソコン作業になったので、モニターを三つ使ってるのですが、一番右側の大きなモニターに常に、ticktick のカレンダーバーチカル表示を今日の日付か週ごとに表示させながら作業してます。
3.収集・整理・実行を分けるという革命の実装
これは、朝礼を実施することでやってます。詳しくは下のリンクをチェック。
5.仕事効率化の先にフォーカスするという革命
なんだかんだこれが一番大切。これは、目的をはっきりさせるということで、心に留めておくことで実現？してるのかな？
人ってめんどくさいことはやる気にならないし続かないけど、GTDサイクルを回せるようになれば、
今本当にやるべきことに不安な気持ちもなく没頭できるようになる→これって幸せになれるってことじゃない？→幸せになれる。
これを信じてなかなか継続できる方法を見つけられなかったGTDサイクルの最適な実装方法を探し続けることができたのだと思う。2021年5月からなので1年以上かかってる笑笑。ようやく落ち着いた気がするけど、
まだまだ改善続けてくよー。
頑張るぞー！
※長くなってしまいすみません！！
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