表計算ソフトで、スケジュール管理！

最近、メール日報を作成するときに使用している表計算ツールを
プライベート用にも作成したので紹介します。

このツールを使うと以下のような文章が自動生成されます！！

職場ではMicrosoft社のExcelを使用しているが、家のパソコンには入っていないので
Google社のスプレッドーシートで作成しました。（Excel高いんだもん）
スプレットシートで作成したのでスマホでも確認出来て便利です。

このツールのいいところは何といっても

タスクの終了日までのカウントダウンを自動的にしてくれる

ところです。

この機能のおかげで気が付いたら期限間際ってことがなくなりました。

また、タスクの優先順位を間違えずに仕事ができるようになりました。

また、進捗入力をしておくと、工程が遅れているとき、

遅れあり

と表示されるので、長期的なプロジェクトも安心して

作業を進められます。

この仕組みについてご紹介します。

入力画面

以下のような画面になっています。

最低限入力しなければいけないところは、※印がついている

・入力日
・タスク名
・終了日

になっています。

また入力可能なセルは白色、
自動計算されて表示されるセル、すなわち入力不能なセルは
水色で表現されています。

なぜ入力日が最低限必要になっているかといいますと、タスクが増えてきたときに
タスクを探すときの指標になるからです。
人の脳みそは、時系列で記憶を思い出すのは得意なので、
入力日が書いてあると、このタスクを入力したときの想いなどを
思い出すきっかけになる可能性が高いです。

なので最低限入力することに入れました。
実はグーグルスプレットシートは「Ctrl+:」と入力すると

自動的に今日の日付を入力してくれるのです。なので入力はそんなにめんどくさくないはず、、

入力がめんどくさいと続きませんからね、、、

開始日を入力すると、進捗遅れを計算してくれるようになります。
遊ぶ予定や病院に行く予定などは、進捗管理が不要なので
そういった場合は、開始日を入力しない仕様です。

残り日数の計算

残り日数は以下のような計算式で実施しています

＝終了日-今日の日付　※プライベート版
＝(終了日-今日の日付)×(5÷7)　※仕事版

仕事版で、5÷7をかけているのは、土日といった

休みの日を残り日数から引くためです。

これをグーグルスプレットシートで表すとこうなります。

=if(G4="","-",H4-X$4)

G4は、タスク名を入力するセルです。このif関数は、
タスクが入力されていたら、残り日数を表示するという意味になっています。

H4はそのタスクの終了日、

X$4は、今日の日付になっています。

今日の日付のセルは

=Today()

と入力すれば、自動的に今日の日付を入力してくれます。

$マークは、計算式を固定するときに使用します。
詳細は以下のリンクをご確認ください。

遅れを計算する

遅れを計算するには、理想の進捗と現在の進捗を比較する必要があります。

理想の進捗は以下の方法で計算します。

(作業経過日数)÷(作業予定日数)=(今日-開始日)÷(終了日-開始日)

これで、理想の進捗がパーセントで表現されます。

あとは、進捗をJ4、理想の進捗をK4としたとき、以下のような条件分岐をすれば

セルに、遅れているときは、遅れありと表示できます。

=if(J4="","",if(J4<K4,"遅れあり",""))

ifがなぜ、二重にあるのかといいますと、進捗が入力されていないときは

計算しないようにするためです。

基本的にはこれだけです。

詳しい、ifの使い方は以下のサイトをご覧ください。

メールにコピー＆ペーストしやすくする

あとは、メールなどの日報に張り付けやすくするために

掲載を整えたセルを作るだけです。セルの中で””で文字列を作成、

&で文字列の結合ができます。私の場合こんな感じです。

=if(G4="","",G4&" "&T4&" "&"(あと"&I4&")　"&U4)

G4:タスク名

T4:終了日(文字列)

I4:残り日数(文字列)

U4:遅れ表示

です。

で、最終的にこんな感じになりました。

詳しい使い方はこちらを確認してください。

で、常に見たいわけではない、計算のためだけに使用したセルや

たまにしか入力しないセルは、

列のグループ化をして非表示にしたりして使っています。

以上です。

ぜひこちらを参考にして作ってみてください！
分かりづらかったら、すみません、、、